Como se organizar quando temos muitas coisas pra fazer?

Postado em 01/11/2021

Eu não sei se vai te fazer sentir melhor, mas no nosso ritmo de sociedade moderna e líquida, é comum que acumulemos diferentes tarefas ao longo do dia.
Sabendo que é difícil conciliar tudo isso, trouxemos uma possível solução para organizar melhor as suas prioridades e entender o que fazer primeiro.

 

A Matriz de Eisenhower foi nomeada em homenagem ao antigo presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, e é fundamentalmente construída e desenvolvida num quadrante de quatro partes, dividindo as tarefas pela urgência e importância. Parece difícil? Calma! 

Pra fazer a Matriz de Eisenhower você precisa de:

1. Duas folhas em branco

2. Uma caneta (ou lápis)

Antes de montarmos, precisamos entender a base da Matriz. Afinal, por que combinar urgência e importância?

A Urgência fala do tempo, já a Importância, fala da relevância. 

As tarefas urgentes precisam ser feitas o mais rápido possível, já a noção de importância é mais relativa, porque condiz mais com a sua relação entre as tarefas. Tarefas mais importantes são prioridade comparadas com as pouco importantes.
A questão aqui é entender como você vai considerar o que é ou não importante. 

Vamos começar?

• Em uma das folhas, liste todas as suas tarefas e demandas - separe

• Na folha restante, vamos desenhar uma cruz na folha toda, dividindo ela em 4 partes: Urgente & Importante; Não Urgente & Importante; Não Importante & Urgente; Não Urgente & Não Importante. 

Quando você terminar, deve ter algo mais ou menos parecido com isso:

Agora vamos entender o que representa cada quadrante: 

1. Urgente & Importante: Fazer agora

Esse é o quadrante mais importante. Aqui você precisa colocar todas as tarefas que precisam ser realizadas de forma imediata ou que não podem ser adiadas.
Um exemplo: Tem um encanamento vazando na sua casa, e se você não consertar, vai molhar e estragar tudo, ou seja, é urgente e de extrema importância, captou?

Quanto menos tarefas tivermos nesse quadrante, melhor. 


2.Não Urgente & Importante: Agendar para depois

Essas são atividades que servem para projetos maiores.
No ambiente de trabalho, seriam como reuniões que marcamos para resolver os problemas grandes. Por mais que sejam chatas e burocráticas, precisam acontecer logo, para que não percamos os objetivos principais da nossa vida... 

Só cuidado pra colocar coisas realmente importantes aqui, já que vão tomar parte do seu tempo.
A ideia é lidar com as coisas importantes antes que elas virem urgentes também. Esse é o melhor quadrante para ter mais tarefas, na verdade, já que tudo tem seu horário e seu local, e você consegue controlar melhor e se preparar para as resoluções. O que não é resolvido aqui, geralmente vai pro primeiro quadrante. Não queremos isso. 

3.Urgente & Não Importante: Delegar para alguém / Fazer mais tarde

Esse quadrante é um pouco mais delicado. Se tratam de tarefas que precisam ser feitas mas geralmente te fazem perder tempo. 

É preciso ressaltar um ponto importante nesse quadrante:
Sabemos que, geralmente, nós somos as pessoas que as outras pessoas delegam funções, então é complicado quando não temos ninguém para delegar as nossas próprias funções, e ainda temos que fazer as funções de outras pessoas.
É preciso adaptar a matriz para a sua realidade, assim como qualquer método de organização.
Se não funcionar para você, então o método está errado. 

 

Mas também precisamos pensar da perspectiva de que talvez (e apenas talvez!) você tenha sim como delegar algumas tarefas. 

Por exemplo, se você tem um filho em casa, que pode separar as roupas e colocá-las para lavar, enquanto você foca em outras tarefas mais importantes, isso vai te ajudar bastante, não vai? São nesses pequenos momentos que você vai “economizando” tempo e energia, para focar justamente no que é importante. 
Repense no que você pode delegar para outras pessoas a sua volta, e tirar um pouco das responsabilidades de você.

4.Não Urgente & Não Importante: Deletar da lista

Como a Matriz foi feita para lidar com tarefas e não com hobbies, é importante reconhecer que algumas delas também precisam ser deletadas da lista, se não forem relevante em nenhum aspecto. 

Isso não significa que são tarefas irrelevantes para sua vida ou que devam ser abandonadas por completo, mas que não vão funcionar se comparadas com as outras tarefas dos outros quadrantes. 

Precisamos valorizar nosso tempo.

A dica aqui é anotar num caderno todas as tarefas que você está deletando, e tentar encaixá-las novamente em um outro quadrante quando passar um tempo.
Assim como tudo muda, também mudarão as suas prioridades.
O segredo é ir revisando e re-encaixando essas tarefas onde melhor se aplicam no presente.  

Você pode fazer esse método mensalmente, semanalmente, ou diariamente.
Tudo vai depender da sua demanda e de como você achar melhor na hora de criar seus afazeres.

Esperamos que esse método te ajude no dia a dia e te faça economizar tempo para o que realmente é importante. 

Depois me conta o que você achou, nas nossas redes sociais.
Abraços,
Concurseiro.